Як скласти особистий бюджет часу: три поради

Співзасновник та керівник онлайн-школи англійської мови EnglishDom Максим Сундалов поділився власними лайфхаками тайм-менеджменту.

Максим Сундалов

Зараз багато людей задумуються про особистий бюджет — як продуктивно планувати та розпоряджатися грошима. Правильно заробляти, витрачати та відкладати. І це добре, але ж гроші — відновлюваний ресурс, їх завжди можна заробити. Куди важливіше думати про час — його неможливо надолужити.

Ми живемо в епоху жорстких воєн корпорацій за нашу увагу. Facebook вигадує «чіпляючі» алгоритми, YouTube пропонує все більше «втягуючого» контенту, а Sony представила PlayStation, яку розкупили ще до старту продажів.

Усі вони хочуть отримати наш час. І, будьмо чесними, — у них непогано виходить. Особливо зараз, коли ми все частіше залишаємось вдома і все складніше концентруємось на важливих справах.

Психологи Лондонської школи економіки й політичних наук дослідили, як часто люди беруть до рук телефони без конкретної потреби. Виявилося, що у 9 з 10 випадків. Тому сьогодні, як ніколи, важливо рівномірно розподіляти час між усіма своїми «треба» і «хочу», щоб не застрягнути у вирі інформаційного шуму. Ми маємо самостійно управляти часом, а не дозволяти йому управляти нами.

Ось три поради, як переосмислити свій бюджет часу. І бонусом — кілька перевірених технік, які надихнуть вас усвідомленіше розпоряджатися своїм життям.

Проаналізуйте, як ви проводите день

У кожного з нас є 24 години на добу, 8 з них ми спимо, ще 8 — навчаємось або працюємо. А куди йдуть ще 8 годин?

Ми звикли оперувати заяложеними висловами штибу «у мене немає часу». Особливо, якщо це стосується дійсно важливих речей, які часто відкладаються на безвік — вивчити англійську, пройти обстеження здоров’я, зайнятися спортом.

Насправді ж, банальна математика показує: щодня у нас залишається як мінімум 8 «вільних» годин. Звісно, частина цього часу закриває такі потреби як пересування на транспорті, приготування їжі, спілкування з рідними. Але куди ми витрачаємо інші години, складно сказати.

Наше майбутнє залежить від того, чим ми наповнюємо свої 24 години сьогодні.

Кожен свій день я планую до дрібниць. Прокидаюсь зазвичай рано: влітку та навесні — о п’ятій ранку, в більш холодну пору — о 5:30. Вночі відпочиваю мінімум 7-8 годин. Важливо, щоб у кімнаті, де я сплю, було свіже повітря. Уві сні відчуваю, як організм відновлюється та набирається сил. Якщо добре висплюсь, матиму чудову продуктивність наступного дня.

Зранку протягом години читаю або медитую. Далі — гуляю з собакою та займаюсь спортом. Раніше їздив до спортзалу, а зараз вдома проводжу Nike тренування.

Дорогою на роботу слухаю щось корисне в машині — подкасти, бізнес-лекції чи музику. Ранок — найкращий час для сприйняття і засвоєння інформації, тому намагаюсь не марнувати його дарма.

Протягом дня я працюю — 8-9 годин, а під вечір рідко займаюсь чимось серйозним. Сил вистачає хіба що на якісь домашні справи. А потім — спати.

Якщо підсумувати: в будні 7-8 годин я витрачаю на сон, 8-9 — на роботу, 1-1,5 — на спорт, 2-3 — на сім’ю, годину на саморозвиток, інший час — на транспорт, відпочинок, спілкування.

На вихідних — інший графік. Суботу приділяю сім’ї та різним побутовим речам, а неділя для мене — день лінощів, намагаюсь не робити нічого.

На етапі становлення особистості і свого бізнесу я працював 6-7 днів на тиждень. Але коли команда онлайн-школи EnglishDom стала сильнішою, зрозумів принцип Парето — важливо не багато працювати, а якісно. Для стратега важливо відпочивати, щоб приймати рішення свіжою головою.

Як проаналізувати свій день?

Протягом двох тижнів похвилинно записуйте все, чим ви займаєтесь. До дрібниць: сніданок — 27 хвилин, zoom-нарада — 42 хвилин, перегляд сторіз в Instagram — 73 хвилини. Потім зберіть усі ці дані докупи, проаналізуйте, на що йде найбільше часу, і зробіть висновки.

Позбувайтеся «пожирачів часу»

У кожного є свої «затягуючі справи» — наприклад, скролінг соцмереж, порожня балаканина з колегами, перекури та інші дрібниці. Підступність таких занять у тому, що вони здаються невинними, насправді ж час за ними летить непомітно. На «5 хвилин» зайшли в улюблену гру, а оговталися за декілька годин.

Прослідкуйте за собою: на чому ви найчастіше «застряєте» і не отримуєте від цього ні користі, ні задоволення? Це і є ваш «пожирач часу» — спробуйте позбутися його.

Найкращий спосіб покінчити з такими звичками — замінити їх на корисні. Наприклад, якщо ви звикли зранку за кавою гортати соцмережі, спробуйте в цей час переглянути коротку TED-лекцію мовою оригіналу. Так ви вбиваєте двох зайців одночасно — дізнаєтесь щось нове і тренуєте англійську. І робіть це постійно.

Регулярність — запорука успіху. Так, це може видаватися рутинним та нудним, проте саме дисципліна відповідає за більшу частину вашого успіху в житті. Наприклад, коли я тільки заснував EnglishDom і сам викладав англійську, зрозумів, що студенти втомлюються від одноманітності.

Один з прийомів, які ми використовуємо в онлайн-навчанні, це зміна локації для навчання. Як фізичних, так і платформенних. Бо навчатися можна з будь-якого місця, де є інтернет, а екосистема підтримує та синхронізує як цифровий підручник, так і мобільний застосунок. Виявилось, що така свобода пересування та зміна місця позитивно впливає на когнітивні здібності. Тому ми в онлайн-школі вітаємо, коли студент виконує домашню роботу з мобільного телефону — так зараз роблять вже понад 70% наших студентів. Головний висновок — змінюйте форму, але не змінюйте регулярність, зберігайте ритм.

І так треба підходити до формування всіх нових корисних звичок. Знаходити для них форму, що мотивувала б вас повертатися до них знов і знов. Не сидіти за партою, а підшукувати те, що пасуватиме саме вам.

Я тестував кілька застосунків для обліку звичок, але нічого не «зайшло». Як правило, вони складні і забирають багато часу — потрібно щось фотографувати, записувати. Тому я банально зробив карту в гугл-таблиці, де прописав, яким хочу бути, які корисні звички хочу мати. Щодня під час медитації проговорюю ці меседжі і сканую розбіжності, де я міг зрадити себе, намагаюся наводити фокус і направляти себе в правильне русло.

Як не відволікатися на шкідливі звички?

Спробуйте правило «1-3-5». Протягом дня робіть одне велике завдання, три середні і п’ять дрібних. Візьміть за звичку щодня виконувати 9 таких справ — це допоможе тримати дисципліну і все встигати.

І ще маленький лайфхак: найважливішу справу робіть першою. Мотиваційний спікер Брайан Трейсі називає це «поїданням жаби». Якщо ви зранку зробите найскладніше і найнеприємніше завдання, вам буде простіше справлятися з іншими.

Плануйте і записуйте

Одна з головних помилок тайм-менеджменту — тримати все в голові. Здається, все можна запам’ятати, але ж так ми тільки напружуємо свій мозок і потім, як правило, забуваємо важливі речі. Спробуйте записувати свої плани у будь-який зручний вам спосіб.

Я, наприклад, усі завдання на день записую в таск-менеджер Todoist. Раніше користувався Wunderlist, але він все ж програє у функціональності. Для швидкоплинних нотаток використовую Clear, а для більш об’ємних — Google Keep. Також допомагає у цьому Apple Watch — часто роблю собі нагадування голосом.

Я працюю з великим потоком інформації, оскільки паралельно менеджерю роботу 11 департаментів. Протягом дня складно перемикатися між завданнями, тому дні тижня розподіляю за департаментами. Наприклад, понеділок — продуктовий відділ, вівторок — рекрутинг і так далі. Можу відволікатися на критичні питання за іншими департаментами, але це буває рідко.

День планую за типами завдань. Годину виділяю на «операційку» — низький пріоритет: якщо не встиг, нічого страшного. Для зустрічей потрібна свіжа голова і багато енергії. Важливі справи намагаюсь виконувати у стані потоку. Спочатку 15-20 хвилин йде на те, щоб зосередитись, а далі я вже ловлю хвилю і спокійно працюю. Всі сповіщення вимикаю, тому ніщо не заважає моїй продуктивності.

Усі задачі протягом дня розподіляю на чотири групи:

Важливо і терміново: намагаюсь виконувати у першу чергу.
Важливо і не терміново: наступні за пріоритетністю завдання.
Не важливо і терміново: якщо є можливість, делегую комусь.
Не важливо і не терміново: уникаю такі завдання.

Як ще можна спланувати час?

Списки завдань — це чудово, але вони не завжди дають чітке уявлення, наскільки складна за часом та чи інша справа. Приміром, «уточнити у колеги деталі проєкту» і «оформити резюме» — різні за складністю завдання. Якщо перше може зайняти декілька хвилин, то друге — декілька годин.

Тому спробуйте відводити кожній справі конкретний час — і позначайте це в календарі. Так візуально вам простіше буде сприймати завдання, і ваш день буде поділений на конкретні «часові блоки».

Важлива умова у такому разі — не відволікатися: якщо взялися за одну справу, не перестрибуйте на іншу. Я намагаюсь безвідривно працювати мінімум 90-120 хвилин, після цього роблю перерву. Так простіше фокусуватися на одному завданні.

Основа тайм-менеджменту — правильні цілі. Дії та звички, які ми робимо сьогодні, серйозно впливають на майбутнє. Життя сповнене миттєвими спокусами — цукерка, кава, Instagram, серіал — але ж стратегічно вони не приносять крутих результатів. Тому важливо зберігати баланс між секундними задоволеннями і стратегічними завданнями.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал, щоб читати найсвіжіші статті, брати участь в опитуваннях і дізнаватися про актуальні вакансії!