Продуктивный набор: 12 программ и приложений для эффективной удаленной работы

Преимущества удаленной работы уже оценили сотрудники и работодатели по всему миру. Такой принцип организации позволяет гибко планировать время, экономить средства на проезд или аренду помещений, а удовлетворенность обеих сторон – и заказчика, и исполнителя – растет.

Как правило, для удаленной работы требуется только ноутбук и удобное рабочее место, а для того, чтобы расстояние приносило позитив и не усложняло работу, необходимо определиться с набором инструментов. Без них не обойтись, если вы хотите, чтобы связь с коллегами оставалась максимально доступной и организованной.

Общение

1. HipChat

Условия: ОС Windows, бесплатно, программа для компьютера (есть платный функционал)

HipChat – один из лидеров в мире корпоративной связи. Позволяет общаться как командами, так и один на один. Базовые функции доступны бесплатно: сюда входит постоянный групповой чат, обмен файлами (можно использовать drag-and-drop или вставку из буфера обмена), возможность использовать интеграцию с другими сервисами и подключать неограниченное количество пользователей. При покупке платной подписки предоставляется неограниченный объем сохраняемых данных, видеозвонки и демонстрация экрана.

HipChat можно интегрировать с более чем 130 сервисами (Jira, Trello, Google Drive и др.). Сервис нацелен на бизнес, поэтому здесь большое внимание уделено безопасности, сохранению данных и удобству: есть архив чатов и поиск по нему, возможность настройки доступа в комнаты (например, можно следить, кто присоединяется к сети, и что они могут увидеть при просмотре переписки), веб-версия и мобильные приложения (SMS, iPhone, Android).

2. Slack

Условия: ОС Windows, бесплатно, программа для компьютера (есть платный функционал)

Slack – это удобный инструмент для коммуникации внутри команды, потому что позволяет создавать как общие чаты, так и переписываться индивидуально. Более того, при необходимости вы можете пригласить своего клиента или заказчика присоединиться к Slack (приглашение отправляется на электронный адрес) и поучаствовать в обсуждении. Приложение сохранит всю переписку, пересылаемые файлы, позволить сделать пометки на важных сообщениях, настроить уведомления для почты/телефона/рабочего стола и синхронизировать данные на всех устройствах. Есть интеграция с другими сервисами: Skype, Dropbox, Google Calendar и т.д.

Постановка задач

1. Trello

Условия: Web, бесплатно (есть платный функционал)

Для продуктивного управления проектами Trello подходит, прежде всего, потому, что позволяет последовательно контролировать каждый этап выполнения задачи. Система состоит из досок со списками. Каждая доска может быть процессом, проектом или отдельной задачей. Таким образом Trello становится еще и союзником грамотного тайм-менеджмента: каждая задача прописывается на подзадачи, которые, в свою очередь, можно сопроводить комментариями, дедлайнами, тегами или файлами. Интеграция с другими сервисами доступна – в Trello есть плагины, которые позволят использовать его совместно с другими приложениями. Например, интеграция с календарем позволяет видеть дедлайны, установленные в Trello, также и в вашем Google-календаре.

2. Worksection

Условия: Web, бесплатно (есть платный функционал)

Worksection примечателен тем, что у него есть украинский интерфейс и разработали систему, соответственно, украинские специалисты. Есть также поддержка русского и английского, а тарифы зависят от количества проектов (во free-версии предоставляется два проекта). Присутствует интеграция с Google Drive и, что немаловажно, легко создавать клиентский доступ для привлечения заказчика к обсуждению.

Интерфейс интуитивно понятный и безопасный: в случае участия в проекте фрилансера благодаря настройкам доступа вы сохраните конфиденциальность, он не сможет видеть внутреннюю информацию. А документы можно не только хранить, но и редактировать онлайн.

Продуктивность

1. Pomodoro

Условия: Web, бесплатно

Простой и доступный таймер, основанный на технике Pomodoro. Работает онлайн в браузере, а потому не требует установки на компьютер. После окончания рабочего отрезка времени (25 минут) издает сигнал, мини-перерыв составляет пять минут, а большой – пятнадцать. Какой именно перерыв выбрать – вы решаете сами нажатием соответствующего таймера, автоматически на перерыв счетчик не перескакивает, как и обратно на «рабочий» отрезок времени. Можно указать, что именно вы сейчас делаете и, если хочется следить, сколько «помидорок» потрачено на ту или иную задачу – надо будет зарегистрироваться. Все это бесплатно, как и использование таймера.

2. Forest: Stay focused, be present

Условия: приложение для Google Chrome, бесплатно

Приложение Forest – симбиоз блокировщика сайтов и таймера. После установки приложения в браузер Google Chrome вы добавляете список отвлекающих сайтов в настройках (по умолчанию там уже есть Facebook, Reddit и YouTube). При нажатии на таймер в панели приложений браузера начинается обратный отсчет и рост виртуального дерева. Если вы зайдете на запрещенный сайт, появится уведомление о том, что дерево все еще растет.

Нажатие «Give up!», конечно, откроет Facebook, но принесет ли он радость? Дерево тут же умрет и приложение не только сообщит об этом, но и покажет засохшую веточку. Если же вы удержались от соблазна, по истечении указанного промежутка появится уведомление о том, что вы вырастили здоровое дерево.

Удобно добавлять текущую вкладку в черный список с помощью «+» на этом же таймере. Промежуток, на протяжении которого дерево будет расти, а вы – делать работу, варьируется от 25 минут до 120 минут с шагом в пять минут. Длительность вы выбираете сами, исходя из длительности задачи или просто количества времени, на протяжении которого вы желаете не тревожить соцсети своим присутствием. Приложение можно синхронизировать с аналогичным на iOS или Android.

Контроль времени

1. Toggl

Условия: Web, бесплатно (есть платный функционал)

Toggl – это сервис, который позволяет контролировать время, потраченное на работу. Все просто: указываем проект, задачу, которую выполняем сейчас и жмем «Play». Система начнет отсчитывать время. Перед перерывом или после окончания выполнения останавливаете таймер и видите не только общее количество потраченного времени, но и часы (например, с 14:23 до 14:54). Можно дисциплинировать себя или отслеживать, сколько времени тратят сотрудники на ту или иную задачу.

Задачи легко объединяются в проекты, а сотрудники – в команды. Есть интеграция с некоторыми таск-менеджерами (Asana, Basecamp, TeamWeek и др.), экспорт и возможность посмотреть статистику, чтобы сориентироваться, были ли вы продуктивными сегодня, или ситуация требует вмешательства.

2. RescueTime

Условия: ОС Windows, бесплатно, программа для компьютера (есть премиум-версия)

RescueTime работает по принципу шоковой терапии, хотя не подозревает об этом. Просто после установки приложения на компьютер оно остается в трее и работает на фоне, отслеживая вашу активность по используемым приложениям и сайтам. И когда в конце дня в личном кабинете вы обнаруживаете, что на первом месте по количеству уделенного времени Facebook, становится не по себе. Если вы хотите на самом деле отследить свое время по часам или показать работодателю скриншот с красивым графиком, на котором указано, сколько времени было уделено рабочей программе – RescueTime станет отличным вариантом.

Работа с файлами

1. Google Drive

Условия: OC Windows, бесплатно, программа для компьютера (есть платное расширение хранилища и веб-версия)

Google Drive – хранилище от Google, которое позволяет вести совместную работу над файлами. К текстовым документам, таблицам или фотографиям можно открывать совместный доступ и работать онлайн. Или скачать программу Google Диск на свой компьютер. Особенно удобен тем, что синхронизируется с максимальным количеством популярных тайм-трекеров. Бесплатный тариф подразумевает 15 Гб свободного пространства, его можно расширить до 100 Гб или даже 1 Тб. Место на вашем Google Drive используется и для хранения почты в Gmail-аккаунте.

2. Dropbox

Условия: ОС Windows, бесплатно, программа для компьютера (есть платное расширение хранилища, бизнес-аккаунт и веб-версия)

Хранилище файлов, которое тоже позволяет совместно работать над ними. Отправить файл вы можете даже тем, у кого нет аккаунта в Dropbox, а с пользователями сервиса можно обсуждать файлы непосредственно в комментариях к ним. Бесплатно предоставляется 2 Гб, расширить можно или с помощью приглашения друзей (по 500 Мб за каждого зарегистрировавшегося по реферальной ссылке), или с помощью приобретения Pro-версии (9,99$/месяц, до 1 Тб). Business-версия предоставляет еще более широкие возможности администрирования и совместной работы. У сервиса есть мобильные приложение и компьютерная программа. Благодаря этому нужные документы всегда под рукой и синхронизируются мгновенно.

Удаленное подключение

1. TeamViewer

Условия: ОС Windows, бесплатно, программа для компьютера (есть платная лицензия)

TeamViewer – одна из самых популярных программ для удаленного доступа. С ее помощью можно подключиться к удаленному рабочему столу или показать свой десктоп, если необходимо продемонстрировать какие-то действия. Отлично подходит для помощи с каким-то сложностями или для демонстрации работы программного обеспечения/сервиса. Если вы используете программу только для домашнего использования – это бесплатно, в ином случае необходимо приобретать лицензию для корпораций.

2. Ammyy Admin

Условия: ОС Windows, бесплатно, программа для компьютера (есть платная лицензия)

Ammyy Admin – программа для удаленного доступа. Для использования необходимо скачать небольшой файл и сразу запустить его, установка не требуется. Принцип действия аналогичный TeamViewer: доступ предоставляется по ID, который генерируется при запуске программы. После подключения к удаленному компьютеру позволяет видеть курсор, вводить текст, обмениваться файлами и даже общаться с собеседниками. Если в наличии есть наушники и микрофон, то можно настроить программу так, чтобы слышать собеседника, а он, в свою очередь, будет слышать вас. Домашнее использование бесплатно, корпоративное подразумевает покупку платной лицензии.

Читайте еще: Работать!: 7 программ и приложений для борьбы с прокрастинацией