Нісенітниця, переробляй! Як ефективно ставити завдання команді?

Результативність виконаного завдання більшою мірою залежить від того, наскільки правильно воно буде поставлене. Наскільки детально ви опишете ТЗ (технічне завдання), поставите проміжні та кінцеві терміни, визначите підбиття підсумків, залежить, наскільки швидко, якісно та автономно воно буде втілене в життя. Відшукали поради для ідеально поставленого завдання без «зроби гарно» або «це все не підходить, переробляй».

Загальні правила

Є золоті аксіоми зрозумілого завдання і вони підходять для будь-якої сфери та будь-якого співробітника. Не врахувавши ці правила, досягнути потрібного результату або хоч якогось буде неможливо.

Конкретний виконавець. Помилково писати в чат із декількома людьми завдання і не вказувати, кого воно стосується. У такому разі колеги вирішать, що це або загальна інформація до відома, а не до виконання, або стосується вона когось іншого, а не конкретно його. Якщо це специфічна робота одного співробітника, краще вказати, що ви звертаєтеся саме до нього. Навіть якщо виконавці завдання – всі учасники чату, краще їх перерахувати чи тегнути персонально.
Завдання у письмовому вигляді. Методом помилок у бізнесі доведено – якщо завдання не записане, його не існує. Якщо поставити завдання в усній формі, з’являється одразу дві слабкі ланки – автор та виконавець. Таке завдання може загубитися в пам’яті обох, особливо, якщо завдань багато. До того ж можуть бути упущені важливі деталі чи проміжні терміни.
Назва задачі. Завдання повинно звучати максимально конкретно та зрозуміло. Хибно записати «Ескіз» та поставити дату здачі. Краще, коли у формулюванні задачі є дієслово і воно не викликає декількох трактувань. Наприклад, «Зробити візуальний вигляд проєкту для затвердження з клієнтом».
Пояснення. Мало лише у назві дати чітке розуміння кінцевого результату. Пропишіть побажання клієнта, скільки варіантів того ж ескізу має бути, що обов’язково потрібно використати тощо. Пояснюйте все настільки детально, наскільки це можливо.
Дедлайн. Без дедлайну не лише важко проконтролювати роботу, важко виконавцю не розплескатися у часовому просторі та не розгубити всі ідеї та вхідні дані. Для великих проєктів краще ставити проміжні дедлайни, щоб контролювати та давати фідбек на різних етапах, так не доведеться все переробляти в останню ніч. Для особливо творчих команд дедлайн краще ставити із запасом для його зриву.

Як ставити зрозумілі завдання у маркетингу

Юлія Далібук, маркетинг-директорка robota.ua

Базова постановка задач складається з кількох важливих пунктів:

Суть задачі. Що потрібно зробити, для чого, в рамках якого проєкту.
КРІ. Метрики, які допоможуть зрозуміти, що ви все робите правильно і від цього є результат. Адже кожен член команди має чітко розуміти, для чого ви це робите і що хочете отримати.
Дедлайни. Якщо проєкт багаторівневий – керівнику варто встановити не лише загальний дедлайн, а й дедлайни на кожен етап роботи. І разом із командою періодично трекати їх готовність.
Синхрони. Тобто короткі зустрічі для визначення статусу задачі, її проблемних точок (якщо такі є), елементів, яких не вистачає для повноцінного та вчасного завершення.
Відповідальні. Зазвичай проєкт – це злагоджена робота цілої команди, тому якщо не розподілити ролі на етапі постановки завдання – все піде шкереберть. Чітко пропишіть, хто і за що відповідає, а також призначте лідера (якщо мова саме про великі задачі, в яких залучено багато людей).

Також пам’ятайте, що для постановки задач не варто використовувати месенджери чи групові чати – вони загубляться в потоці спілкування. Обирайте пошту або спеціальні програми типу Trello, Confluence, де задача буде чітко зафіксована та структурована.

Останній, але не менш важливий пункт, – довіра між членами команди. Вибудовуйте процеси так, щоб співробітники не боялися поставити вам запитання та взаємодіяти між собою в процесі роботи. Довіряйте їм і знайте міру з контролем. Тоді все точно вдасться.

Таким чином все працює у нашій компанії. Але варто зважати на ваші внутрішні фактори, враховувати їх. Тривалість проєкту, бюджет, кількість людей в команді, географія роботи команди, зовнішні фактори (як-от віялові відключення світла) – від всіх цих дрібниць залежить успіх та вчасна реалізація задачі.

Як ставити зрозумілі завдання журналістам, копірайтерам

Тетяна Ковальчук, випускова редакторка сайту Факти ICTV

У новинній журналістиці важко спрогнозувати роботу на довготривалий період. Тому дедлайн для великих тем ми завжди ставимо напередодні дня випуску, щоб був час і у журналіста довести все до ідеалу, і у літературного редактора – на вичитку, і у випускового – на редагування та внесення правок.

Друге важливе правило, якщо ви хочете отримати той текст, який просите – не завантажувати роботою над усіма великими матеріалами одного автора. Щоб робота була ефективною – автор має чергувати написання коротких новин з інтерв’ю чи статтями.

Що стосується постановки завдання щодо великого тексту, то тут кілька етапів:

Чітко прописати тему – що вона має розкривати, яка буде структура, звідки брати візуальний контент, скільки має бути експертів тощо.
Виконавець – у письмовому вигляді зазначений автор матеріалу в онлайн-інструменті, до якого доступ мають всі. Ми використовуємо Google-таблиці, а також дублюємо тему в особистому листі автору, щоб точно нічого не загубилося.
Нагадування. За новинним ритмом журналісти можуть «загубити» поставлене завдання. Тому перевіряємо таблицю зі списком тем та «стукаємо» із нагадуванням до автора.
Дедлайн. Без нього нікуди. Навіть завдання, яке не прив’язане до певної дати, повинно мати дедлайн. Бо в результаті ви ризикуєте його не отримати.

Читайте ще: Zoom-виснаження: чому нас втомлюють відеодзвінки з колегами і що з цим робити?