Мне бы в небо: 5 лайфхаков для эффективной командировки

Командировки – это отличная возможность приобрести ценный опыт и увидеть мир «без отрыва от производства». Но за красивым «фасадом» из рассказов о поездках и фото в соцсетях стоит напряженная работа и большая ответственность, а личного времени часто не хватает не только на осмотр достопримечательностей, но и на полноценный сон. Ведь от результатов деловой поездки часто напрямую зависит дальнейшее развитие сотрудничества с клиентом или партнером.

В активе Анны Липановой, Lead Business Analyst компании EPAM Ukraine, – десятки командировок в офисы клиентов из США и Канады. По их итогам Анна выработала собственный свод правил, как грамотно спланировать поездку и сделать работу в другой стране максимально эффективной.

Универсальных советов на все случаи жизни не существует, и полностью застраховаться от непредвиденных обстоятельств не удалось еще никому. Но можно существенно облегчить себе жизнь, прислушавшись к рекомендациям «бывалых».

Правило 1. Подготовка – залог успеха

К командировке необходимо качественно готовиться и делать это лучше всего заранее и обстоятельно, не рассчитывая на то, что все сложится само собой. Ведь, как говорил Бенджамин Франклин: «Проваливая подготовку, вы готовитесь к провалу».

Поэтому в «чек-листе» Анны Липановой есть такие обязательные пункты:

• максимальный сбор информации о компании, в которую едешь;
• подготовка всей необходимой в поездке документации;
• список вопросов для обсуждения и подготовка ответов на возможные вопросы «принимающей стороны»;
• информация о контактных лицах, графике их работы, возможном времени для совещаний;
• в идеале – график работы во время командировки, согласованный с «принимающей стороной» еще до отъезда.

Но! Наш мир не идеален, и иногда о предстоящей командировке мы узнаем за 24 часа до вылета. Тогда пригодится второе правило эксперта: подготовка в оперативном режиме.

Читайте еще: Спросите юриста: обязан ли работодатель выплачивать «командировочные»?

Правило 2. Подготовка в оперативном режиме – еще не повод для паники

Анна советует: в первую очередь получите ответы на вопросы:
• кто будет контактным лицом и как с ним связаться?
• как добраться из аэропорта в нужный офис?
• где, при необходимости, получить пропуск в офис?
• где разместиться?

Возьмите необходимые документы, как личные (паспорт, права, страховку, распечатанные билеты, помимо электронных, бронировку отеля), так и необходимые для работы и переговоров.

“Постарайтесь предусмотреть максимум бытовых нюансов. Например, в моем чемодане всегда лежит набор переходников для разных типов розеток, зарядные устройства и power bank, базовый набор медикаментов”, – советует эксперт.

Собирая одежду, ориентируйтесь на дресс-код, принятый в компании, которую посетите, а также прогноз местной погоды.

Мужчины, будьте начеку: в некоторых странах даже невинная попытка рассчитаться за кофе, выпитый с коллегой-женщиной, может быть расценена, как harassment.

Правило 3. Помните, что являетесь лицом своей компании

И его нужно держать, поэтому – тщательно продумывать все нюансы, которые могут повлиять на формирование имиджа. Анна Липанова снова подчеркивает значимость дресс-кода: “Не зря говорят, что встречают по одежке. Если бы, например, в офис Electronic Arts, компании, которая занимается распространением видеоигр, я приходила в деловом костюме, то выглядела бы «белой вороной». Это – игровая индустрия, и большинство сотрудников ходят на работу в шортах, футболках. У них можно позволить себе стиль casual”.

Кроме того, постарайтесь побольше узнать о культурных особенностях региона, в который вы направляетесь, чтобы случайно не попасть в неловкую ситуацию. “Мужчины, будьте начеку: в некоторых странах даже невинная попытка рассчитаться за кофе, выпитый с коллегой-женщиной, может быть расценена, как harassment”, – советует наш эксперт .

Правило 4. Смиритесь с тем, что выспаться в командировке вряд ли получится

Если речь идет о краткосрочном визите или начальной фазе проекта, то буквально за пару недель нужно сделать максимум. К тому же, некоторые компании уделяют достаточно времени общению, дружелюбны и открыто идут на контакт, но ситуация может быть и противоположной: например, в IT-сфере – product owner занят, а вам нужно оперативно разобраться в технических деталях, собрать все требования и качественно зарекомендовать себя и команду. И в том, и в другом случае в командировке работать придется намного больше, чем в родном офисе.

“Лично мне в командировке приходится просыпаться в 5 утра, чтобы пообщаться с командой в Украине, обновить информацию по проекту, собрать список приоритетных вопросов, – рассказывает Анна. – Рабочий день в США и Канаде зачастую начинается рано (в офис одного из клиентов, например, я ездила к 6:45 утра) и проходит насыщенно: 8-9 часов встреч и переговоров с перерывами на 10 минут один раз в два часа. Под конец такого дня работоспособность практически на нуле. На это еще накладывается вхождение в новый ритм и jetlag, т.н. «синдром смены часового пояса». Мое правило: в первый день любой ценой «дотянуть» до 22-00 по местному времени – и только тогда ложиться спать. Так организм скорее адаптируется к разнице во времени”.

Читайте еще: Подкаст «Ускорение»: как правильно заводить полезные знакомства

Правило 5. Выстраивайте доверительные отношения с принимающей стороной

Возможно, это самая важная цель любой командировки, хоть и не настолько очевидная. Успешный визит к партнерам или клиентам может повлечь за собой расширение существующих проектов и появление новых.

Но для этого недостаточно просто быть отличным специалистом. Нужно быть позитивно настроенным, открытым и обладать хорошим чувством юмора. Именно построение доверительных отношений – это то, что так сложно сделать через экран монитора, то, ради чего мы зачастую и едем в командировку. «Живое» общение помогает понять психологию принимающей стороны и ее ожидания, построить эффективную коммуникацию. Позже даже определенные фразы в переписке приобретают новую эмоциональную окраску. Благодаря правильно выстроенным отношениям в будущем можно будет предотвратить недопонимание и, при необходимости, сгладить острые углы или решить проблемы, не вынося их на уровень топ-менеджмента.

“Отправляясь в командировку, я беру с собой небольшие национальные сувениры, – делится опытом Анна. – Например, наши американские заказчики очень любят украинский шоколад, поэтому в моем багаже всегда есть место для сладостей” .

Читайте еще: Время впустую: 7 типичных ошибок в тайм-менеджменте