Как уехать в США, создать бизнес с виртуальным офисом и продавать услуги клиентам, не общаясь вживую: рассказ украинского предпринимателя

Как стать космополитом и управлять бизнесом без географической привязки, построив его с нуля и без инвестиций, в интервью для The Point рассказал 29-летний предприниматель Денис Довгаль.

Пять лет назад Денис уехал на обучение в США и основал компанию с виртуальным офисом Doodlevideo.co. В данный момент там работают 25 удаленных сотрудников из разных стран мира.

Предприниматель поделился опытом организации работы дистанционной команды и продажи творческого продукта клиентам, с которыми не только никогда не встречался, но даже не общался по телефону.

О предпринимательстве, работе в корпорации и обучении в США

– Денис, какой у вас был опыт до того, как построить бизнес?

– В 2012 году я улетел из Киева в Сан-Франциско учиться в Academy of Arts. Это была 2-летняя программа по специальности «мультимедиа-коммуникации», по окончании которой получил диплом магистра (Master’s Degree). Также в Сан-Франциско я прошел 2-месячный курс по управлению сервисным бизнесом в Стэнфорде.

До этого в Украине я развивал образовательный проект в сфере музыкального менеджмента и продюсирования Music Generation UA. Это было время становления всего образовательного рынка в Украине.

Затем около полугода работал в компании «1+1 медиа», где отвечал за обучение. Совместно с ВВС Academy занимался организацией тренингов для топ-менеджмента компании. Это был мой единственный в жизни опыт работы в корпорации.

По натуре я – предприниматель, и в «1+1 медиа» я упирался в «стеклянный потолок», не видел для себя перспектив развития. Принял решение учиться дальше, в США, где мне нужно было начинать все с нуля.

– Вам не понравилась работа в крупной стабильной компании?

– В целом мне нравилось работать в «1+1 медиа». Но я понимал, что это не мое. Потому что по натуре я – предприниматель, а там упирался я в «стеклянный потолок», не видел для себя перспектив развития. Принял решение учиться дальше, в США, где мне нужно было начинать все с нуля.

О бизнес-чутье и умении распознать свободную нишу на рынке

– И какие были ощущения – снова начинать все с нуля?

– Снова почувствовал себя студентом, несмотря на накопленный бизнес-опыт. У меня не было возможности там официально работать, так как виза была учебная. Но ввиду своего предпринимательского характера, я стал заниматься организацией мероприятий. Например, провел Viral Video Summit, саммит по созданию вирусных роликов.

Тогда в медиа только переходили в короткий формат. Это было трендом с нарастающей популярностью, и меня очень интересовала тема видеопроизводства. Я сам занимался созданием видеопродукта, так именно это направление и изучал: был и оператором, и монтажером и т.д. В общем, освоил процесс от начала до конца.

Изучив рынок, я увидел интересную нишу – рисованное видео. На английском – doodle video whiteboard animation («видео на белой доске»). Принцип здесь простой: рука рисует картинки на белом фоне, и зритель наблюдает за созданием видео. Я также увидел большой интерес к видеопродакшну со стороны многих компаний, бизнесов, особенно стартапов из разных стран, и начал предлагать им именно такие рисованные видео. Поэтому первым делом собрал команду профессионалов, работающих удаленно.

О создании команды, сервисном бизнесе и потребностях творческих людей

– Сложно было подобрать людей в команду?

– Изучив процесс видеопродакшна, я понял, какие люди мне нужны: сценарист, художник-иллюстратор, аниматор, а также аккаунт-менеджер для взаимодействия с клиентами. Сначала нашел иллюстратора, так как для видео нужны уникальные рисунки, а не стоковые картинки. Кстати, этот иллюстратор до сих пор работает в нашей команде.

– Художник сотрудничает с вами как фриланер?

– Он был фрилансером, но потом я понял, что проверенных людей можно и нужно приглашать работать в штате компании. Надо только правильно выстроить коммуникацию и давать возможность человеку делать то, что ему нравится. Когда он реализовывает себя в том, что он делает хорошо, – тогда получается win-win сотрудничество, от которого выигрывает и сотрудник, и компания.

Так что отбор в команду проходил просто. После нескольких реализованных проектов, если с фрилансером выстроена нормальная коммуникация, и он не срывает сроки, – я звонил ему и говорил напрямую, что мне нравится с тобой работать, у меня есть постоянное большое количество заказов, предлагаю тебе долгосрочное сотрудничество.

– Сколько людей отсеялось, прежде чем удалось найти нужного человека?

– На начальном этапе было сложно, так как не было системного подхода к подбору персонала – он сформировался позже.

Чтобы эффективно работать с творческими людьми, нужно понимать, что для этих людей важно. Для них важна самореализация, важно, чтобы проекты были интересными, и можно было развиваться.

– А как выработался этот системный подход к поиску персонала?

– Важно понимать, что процесс привлечения людей в команду должен быть постоянным. У нас есть внутренняя таблица талантов – документ, который мы расширяем по мере поступления новых заявок. При необходимости в любой момент у нас есть доступ к проверенным и талантливым специалистам, с которыми мы общались раньше или делали проекты.

Также нам часто пишут через сайт различные студии и люди, предлагающие свои услуги. Мы запрашиваем портфолио, и если оно подходит – добавляем человека в таблицу талантов.

Изначально мы искали людей через популярные онлайн-биржи фриланса и, прежде чем найти, к примеру, того самого иллюстратора, мне пришлось «отсеять» где-то 15 человек. Они оставили свои заявки, 3-4 человека из них попали в шорт-лист, из них был выбран нужный сотрудник.

– Легко ли работать удаленно с творческими людьми?

– Чтобы эффективно работать с творческими людьми, нужно понимать, что для этих людей важно. Для них важна самореализация, важно, чтобы проекты были интересными, и можно было развиваться.

К тому же, это фрилансеры, которые работают удаленно, и с некоторыми мы даже не виделись вживую, общались только по Skype или по e-mail. Поэтому очень важно убедиться, что человек обязательный и будет выполнять проекты в срок.

Об эффективной коммуникации с удаленными сотрудниками

– Как строилась коммуникация с удаленными сотрудниками?

– Поначалу в команду я собрал людей из Украины: это было удобно, так как общались мы все же на родном языке, и выгодно с точки зрения маржинальности – стоимость труда в Украине намного ниже, чем в США.

Сейчас основа нашей команды – ребята из Украины, при этом мы работаем с контрактерами (по контракту – ред.) по саунд-дизайну из США, сценаристами из Британии. Наша команда разбросана по разным странам мира, но это не мешает выполнять проекты в срок.

С увеличением количества проектов, все сложнее было поддерживать коммуникацию через почту и Skype, и я начал искать онлайн-инструменты, которые позволили бы обеспечить эффективное взаимодействие внутри виртуальной компании.

Видеопродукт очень просто продавать, потому что он продает себя сам. Мы сделали первый проект, и он получился прибыльным. Следующих клиентов на начальном этапе мы получали через сарафанное радио. Уже позже мы сделали сайт, выстроили воронку продаж и подключили CRM-систему.

– Какие сервисы сейчас используете?

– Перепробовав много сервисов, я остановился на самых базовых. Telegram и Slack – корпоративный мессенджер. G Suite – почта, облачное хранилище, Google Документы, календарь, Hangouts для общения с командой. Teamwork – для постановки задач и учета времени, коммуникации. И Pipedrive – CRM-система для работы с потенциальными клиентами и отслеживания сделок.

Этот набор инструментов создает оптимальный баланс между нужным функционалом, стоимостью сервиса и возможностью масштабировать его на количество сотрудников и клиентов.

О поиске клиентов и продукте, который продает себя сам

– Как вы нашли своего первого клиента?

– Видеопродукт очень просто продавать, потому что он продает себя сам. С первым клиентом мы познакомились на специализированной конференции по интернет-маркетингу Traffic & Conversion Summit в Сан-Франциско. Все, что я сделал для продажи – показал ему пример нашей работы. Мы сделали видео для его проекта, и первый проект получился прибыльным.

В результате это стало стартом для запуска бизнеса и следующих клиентов на начальном этапе мы получали через сарафанное радио. Уже позже мы сделали сайт, выстроили воронку продаж и подключили CRM-систему.

К нам обращаются клиенты с различными запросами по созданию видео. Среди клиентов есть глобальные корпорации, есть некоммерческие организации, различные фонды, но 80% наших клиентов – средний и малый бизнес из разных стран мира. Это интернет-проекты, образование, медицина и т.д. Запросы для создания видео бывают разные – обучающие видео, продуктовые видео, корпоративные видео. В основном каждое видео мы создаем для решения конкретной бизнес-задачи.

Сейчас у нас 25 человек – все работают удаленно и рассредоточены по миру. Для меня не важно, где человек находится физически. Самое главное – это оперативность в решении рабочих вопросов.

Читайте еще: «На ринку праці завжди буде затребуваний той, хто вирішує проблеми»: інтерв’ю з керуючим партнером агентства цифрового маркетингу Aimbulance Романом Гавришем

Об автоматизации процессов и продвижении бизнеса

– Как вы продвигали свои услуги?

– Опыт в интернет-маркетинге позволил мне отстроить бизнес-процессы, особенно процесс привлечения клиентов. Мы сделали продающий сайт, на нем оттестировали конверсию и простроили воронку продаж – когда клиент отправляет свои данные, попадает на страницу заполнения брифа, затем его данные отправляются в CRM-систему и тогда уже с ним связывается менеджер по продажам. Выстраивание всех этих процессов заняло примерно 6-9 месяцев.

Еще экспериментировали с контекстной рекламой, затем с рекламой на Facebook, которая работает очень хорошо. И хорошую отдачу показывает YouTube SEO, когда видео загружается на YouTube и оптимизируется под конкретные поисковые запросы. Так мы начали получать относительно бесплатный целевой трафик, через который приходит довольно большой поток заявок, и заявки конвертируются в клиентов.

Об обучении и сплочении дистанционной команды

– Сколько сейчас сотрудников в компании, и где они находятся физически?

– Сейчас у нас 25 человек – все работают удаленно и рассредоточены по миру. Один из сотрудников активно путешествует – в Бразилию, Аргентину, сейчас на Бали. Часть продакшн-команды находится в Украине – Киев, Харьков, Одесса. Для меня не важно, где человек находится физически. Самое главное – это оперативность в решении рабочих вопросов.

Мы создали нашу «Внутреннюю Википедию» – базу знаний для сотрудников, благодаря чему автоматизировали процесс коммуникации.

Я управляю сервисным бизнесом, где все «подвязано» под процессы, и многое зависит от людей. Как и любой другой бизнес, сервисный бизнес нужно систематизировать. Один из первых этапов такой систематизации – обучение аккаунт-менеджеров правильно документировать процесс общения с клиентом. Мы вместе прописали этапы коммуникации, создали шаблоны писем, сценариев, различных документов, внутреннюю систему отчетности.

Также мы создали нашу «Внутреннюю Википедию» – базу знаний для сотрудников, благодаря чему автоматизировали процесс коммуникации. Например, когда новый человек приходит в команду, мы ему открываем доступ к нашему виртуальному офису через онлайн-сервис Teamwork, где все прописано и есть обучающие видеоуроки для новичков. Так что они могут довольно быстро освоиться и приступить к работе с клиентами.

Об онлайн-взаимодействии с клиентами

– Насколько сложно взаимодействовать с клиентами, с которыми не видишься очно, а только онлайн?

– У меня никогда не было опасений по поводу того, что мы работаем удаленно. Здесь есть лишь один вопрос – вопрос доверия. Доверия к тому, что клиент оплатит работу, а со стороны клиента – доверие к тому, что мы эту работу сделаем.

Мы сразу говорим клиенту, что работаем удаленно. Одно из ключевых правил коммуникации со стороны нашей компании – мы даем ответы на все входящие запросы в течение 24 часов. Это формирует доверие, так как мы всегда на связи. Мы работаем с большими клиентами, среди которых авиакомпании, финансовые и юридические компании, банки, хостинг-провайдеры, рекламные агентства. Со многими из них мы даже не проводили видеозвонков. А с некоторыми клиентами даже не созванивались по телефону. Сделки заключали исключительно по e-mail.

Большой акцент делаю на корпоративной культуре, поскольку считаю, что это один из не очевидных, но важных факторов успеха бизнеса. Особенно когда люди работают удаленно, им важно чувствовать общность, то, что они делают что-то вместе с другими.

Так как к нам приходили абсолютно разные типы бизнесов, мы создали довольно большое количество кейсов – порядка 200. Поэтому когда к нам приходит новый клиент, есть большая вероятность, что в его сфере мы уже создавали видеопродукт. Так что сейчас продавать наши услуги стало намного проще, поскольку мы почти всегда можем продемонстрировать кейс, и это вызывает доверие.

Конечно, в процессе удаленной коммуникации с клиентом есть определенные бюрократические моменты, связанные с составлением договоров и актов выполненных работ. У нас есть в команде бухгалтер, который отправляет все документы по почте, есть трекинг-номер, так что мы предоставляем всю бумажную документацию клиенту.

– Как разрабатывалась система внутренней документации?

– На начальном этапе я создал структуру, подготовил примеры чек-листов и т.д. При этом большой акцент делал на корпоративной культуре, поскольку считаю, что это один из не очевидных, но важных факторов успеха бизнеса. Особенно когда люди работают удаленно, им важно чувствовать общность, то, что они делают что-то вместе с другими.

Одним из первых шагов в этом направлении – мы проводили еженедельные онлайн-конференций внутри команды, где я делился со всеми своими планами, что нам нужно делать и зачем. И я также обучал сотрудников документировать и прописывать все процессы, так что потом они уже сами составляли шаблоны документов. К примеру, если действие повторяется более трех раз – его нужно документировать.

В этом процессе мне очень помогла книга Work the System: The Simple Mechanics of Making More and Working Less Сэма Карпентера (Sam Carpenter).

О трудностях, шишках и «потолке»

– С какими трудностями вам приходилось сталкиваться в ведении бизнеса?

– У сервисного бизнеса на определенном этапе развития возникает проблема с его масштабированием. Условно говоря, одна продакшн-команда из пяти человек может работать одновременно с десятью клиентами. А если появляется еще десять клиентов, то надо увеличить продакшн-команду в два раза и так далее.

Изначально мой подход к бизнесу был таким, что работа должна быть полностью удаленной. Когда команда выросла до 25 человек, я столкнулся с тем, что стало довольно сложно поддерживать корпоративную культуру, сложно всех держать в рабочем тонусе. Такое количество сотрудников – это определенный потолок для сервисного бизнеса, который работает в удаленном формате.

Пришлось перестроить процессы и позиционирование компании. Если поначалу мы брали большие объемы и работали с большим количество клиентов, то сейчас мы позиционируем себя как бутик-агентство и работаем только с сегментом крупных клиентов, которым интересно заказать не одно видео, а сразу серию. То есть у нас есть постоянная загрузка, но количество клиентов не увеличивается.

Я начал искать альтернативные бизнес-модели, которые соответствовали бы такому критерию: бизнесом можно управлять полностью удаленно и его можно трансформировать в такой актив, который через 2-3 года можно будет продать.

– Денис, все-таки невозможно построить бизнес, не набив шишек. Какие ошибки вы делали и какие уроки извлекли?

– Шишек было очень много. Например, мы не учли сезонность в этом бизнесе, когда в декабре-январе из-за праздников случился серьезный кассовый разрыв. Мы не получали платежи от клиентов, но зарплату сотрудникам надо было платить. Сталкивались и с недобросовестными клиентами, которым мы делали работу, но они не рассчитывались, потому что проект вдруг потерял для них актуальность.

Также в процессе роста, когда я стал делать акцент на усилении команды продаж, поток клиентов увеличился, но наша креативная команда была к этому не готова. Мы не всегда успевали сдать проект в срок. Но все эти ошибки как раз и позволили систематизировать все процессы и довести до автоматизма.

О планах и перспективах

– Какое развитие бизнеса вы для себя видите?

– Сейчас, когда большинство процессов в бизнесе автоматизировано и компания работает практически на автопилоте, мое участие – минимальное. Основной фокус – это поддержание коммуникации с командой и развитие внутренней культуры. С каждым человеком в команде я общаюсь всегда индивидуально.

Если говорить о развитии бизнеса и смотреть на бизнес как на продукт, который ты создаешь, то сервисный бизнес относительно сложно продать. В одно время я прочел книгу, оказавшую на меня сильное влияние – Built to Sell канадского автора Джона Ворриллоу (John Warrillow). В книге описана ситуация, когда предприниматель развивает рекламное агентство и сталкивается на собственном опыте с большим количеством сложностей, через которые я также прошел. В книге показаны способы решения и, самое главное, показано как «упаковать» сервисный бизнес, а именно рекламное агентство для продажи.

Параллельно, с развитием видеопродакшн-компании, я начал искать альтернативные бизнес-модели, которые соответствовали бы такому критерию: бизнесом можно управлять полностью удаленно и его можно трансформировать в такой актив, который через 2-3 года можно будет продать. Так что сейчас меня больше привлекает e-commerce бизнес. Он более гибкий и есть большое количество возможностей для развития собственного бренда с его последующей продажей.

– Какие личные планы на будущее? Останетесь жить в США?

– Сейчас я много путешествую, так как бизнес работает без привязки к географии. Цель, которую я перед собой ставил, – реализовал. Теперь у меня новая цель – создание нового бизнеса, чтобы его потом продать. Это очень зажигает!

Мне нравится бывать в США – часто езжу туда на профессиональные конференции, а также для встречи с клиентами. Если говорить о любимых местах, их два: Сан-Франциско, где находится самая высокая концентрация умных людей в мире, и Сан-Диего – город с одними из лучших в мире пляжей для серфинга.

Америка вдохновляет – появляется огромное количество бизнес идей. Это отличная страна, для того чтобы делать бизнес и, возможно, остаться жить.

Читайте еще: Як змінити професію та почати заробляти гроші на світових стоках: досвід української ілюстраторки