Генеральная уборка: 11 советов, как победить хаос в файлах

Эффективная работа с файлами – важная часть тайм-менеджмента. Привычка держать файлы в порядке сэкономит часы, дни и месяцы жизни. Меньше поисков и нервов, больше концентрации на важных делах.

HR-директор Fex.net Юлия Золотаренко делится своими лайфхаками, как ей удалось победить хаос в файлах. Самый главный шаг – осознать проблему: «Бардак в компьютере мешает мне жить. Хватит». И дальше решительно действовать.

1. Лишнее – в мусор

Соберите все файлы на рабочем столе в одну папку «Мусор». Сразу станет легче дышать. Разбирайте эту папку раз в неделю. На экране пусть может остаться только один файл – со списком ваших жизненных целей. День начинайте с него.

2. Отправляйте в «облако» самое важное и большое

Облачные сервисы помогают решить сразу несколько проблем. Во-первых, удобно, что файлы собраны в одном месте, их легко найти и они всегда доступны с любого устройства. Во-вторых, копировать и пересылать что-либо из облака гораздо быстрее, чем с компьютера. И, в-третьих, безопасность – резервное копирование файлов в облаке защищает их от вирусов, поломки винчестера или потери флешки.

3. Все файлы на компьютере – на диск D

Оставшиеся на компьютере рабочие и личные файлы храните на диске D. Он предназначен для файлов операционной системы и программ.

4. Разработайте удобную структуру

В корне диска D или облаке должно быть максимум пять основных папок, которые описывают вашу жизнь или работу. Например, «Личное», «Работа», «Развлечения», «Спорт», «Хобби» и т.д. Работу можно разделить на «Проекты», «Клиенты», «Планы», «Документы», «Отчеты». А в папке «Личное» могут появиться папки для электронных книг, видео и фотографий.

В идеале у вас должно быть не больше пяти основных папок и максимум пять папок в глубину. Стремитесь к этому.

Читайте еще: Новый старт: 4 ключевых совета, как выучить что-то новое

5. Давайте файлам короткие и понятные названия

Названия файлов и папок должны быть емкими и короткими, чтобы вам было легче их считывать взглядом. Указывайте суть их содержимого. Например, «Отчет о встрече с клиентом Ивановым», «Презентация услуг дизайна». Желательно указывать названия фирм и людей, которые упоминаются в документах. Это упростит поиск.

Также для удобства правильно указывать даты в названиях файлов по формату год, месяц, число. В папках с большим количеством версий документов лучше ставить дату в конце. Если дата важна для хронологии развития проекта, темы или истории – ее лучше ставить в начале названия файла.

Самым важным файлам давайте особые имена. Используйте символы типа !, #, $ в начале названия. Благодаря этому файлы всегда будут на первом месте, а не по алфавиту. Но не злоупотребляйте, чтобы не создать новый бардак.

6. Не поленитесь сделать описания

В папках с фотографиями и видео создавайте текстовый файл с описанием и ключевыми словами. Например, где и при каких обстоятельствах сделаны фото, кто на них изображен. Это упростит поиск «той самой фотографии».

7. Развивайте привычку все упорядочивать

Создавая новый файл или папку, сохраняйте их сразу туда, где им место в разработанной вами структуре. Если скачанные файлы автоматически сохраняются в папку Загрузки, расчищайте ее раз в неделю.

Читайте еще: Гениальный распорядок: канадский философ вывел формулу продуктивности великих людей

8. Регулярно делайте ревизии

Если у вас в одной папке лежат сотни файлов, структура файлов разрослась до 20 уровней – поверьте, это все лишнее. Проводите ревизии содержимого: удаляйте некрасивые и нечеткие фотографии, старые версии документов, расформировывайте папки-дубли.

9. Делайте архивы

Если вы боитесь расстаться с иллюзией нужности некоторых файлов – пакуйте все старье в архивы. Это позволит сэкономить место на компьютере, плюс – архив удобнее перемещать, чем тысячи файлов. Все условно важные архивы можно поместить в отдельную папку «Для цифровых археологов» и положить в облако.

10. Используйте менеджеры файлов

Существует большое количество программ, которые позволяют автоматически сортировать массивы файлов, массово их переименовывать с указанием даты, места создания, какой-то общей темы, тегов. Файл-менеджеры также подскажут, какие папки вы используете чаще всего.

11. Учите коллег файл-менеджменту

Если после этой статьи вы наведете порядок на своем компьютере, то все равно рискуете остаться заложником неэффективности коллег. Тех, кто создает хаос на корпоративных серверах, не может перед отпуском объяснить, где у них что лежит. Помогите им разобраться с этой проблемой, сделайте им ликбез.

Читайте еще: 7 YouTube-каналов о продуктивности, которые вдохновят вас успевать больше