Віддалена робота вже давно стала нормою для українського ринку праці. Але разом із гнучкістю виникає чимало запитань: як правильно оформити трудові відносини, чи зберігаються всі гарантії та чим відрізняється фріланс від офіційної зайнятості? Разом із експертом розбираємося, що важливо знати працівникам і роботодавцям, щоб уникнути ризиків і працювати в правовому полі.


Сергій Сільченко


Сергій Сільченко, к.ю.н., доцент кафедри трудового права Національного юридичного університету імені Я. Мудрого, керуючий партнер АО «Роланд»


Чи можна бути офіційно працевлаштованим і водночас працювати віддалено?


Так, можна. Офіційне працевлаштування і віддалена робота не суперечать одне одному. Ви можете працювати дистанційно й водночас бути оформленими за трудовим договором.


Сьогодні існує багато форматів роботи: від класичного офісного графіка до повністю дистанційної зайнятості або гнучкого режиму. Усе це – легальні способи організації праці.


Ба більше, закон дозволяє поєднувати кілька робіт. Наприклад, ви можете мати основну роботу в офісі й паралельно працювати віддалено в іншій компанії за сумісництвом. Важливо лише враховувати окремі обмеження, встановлені законом, наприклад, щодо роботи за сумісництвом осіб, уповноважених на виконання функцій держави або місцевого самоврядування або прописані у вашому колективному/трудовому договорі.


Що стосується форматів:


    

  • дистанційна робота – це коли ви працюєте з будь-якого місця, використовуючи інформаційно-комунікаційні технології;
    • 

  • надомна робота – це робота з дому або іншого визначеного місця, з облаштованим робочим простором, але обов’язково поза межами виробничих чи робочих приміщень роботодавця.
    • 



У підсумку: офіційна робота можлива як в офісі, так і віддалено – головне, щоб все було оформлено відповідно до закону.


Чим віддалена робота відрізняється від фрілансу з точки зору законодавства?


Насамперед варто зазначити, що термін «фріланс» офіційно не закріплений в українському законодавстві, хоча на практиці це загальновживане поняття. Якщо пояснювати просто, різниця – у форматі співпраці.


Якщо порівнювати віддалену роботу та фріланс за суто формальними ознаками, то:


    

  • віддалений працівник укладає трудовий договір, включається до штату роботодавця, працює під його керівництвом і регулярно отримує заробітну плату;
    • 

  • фрілансер не перебуває у штаті організації та не вступає у традиційні трудові відносини, але самостійно реалізує свої послуги на ринку праці, не будучи при цьому субпідрядником єдиного замовника.
    • 



Як для віддаленої роботи, так і для фрілансу ключовим є використання інформаційно-комунікаційних технологій для роботи та спілкування із замовниками чи роботодавцями.


Фрілансер може займатися своєю справою, будучи зареєстрованим у якості фізичної особи – підприємця або без такої реєстрації.


    

  • У першому випадку діяльність матиме легальні наслідки у вигляді легального доходу, страхового стажу та певних публічних обов’язків перед державою, зокрема щодо сплати податків та єдиного соціального внеску.
    • 

  • Коли ж особа виконує роботу без легалізації свого статусу як підприємця, їй доведеться декларувати свої доходи і сплачувати податок на доходи фізичних осіб у розмірі 18% від доходу. Інакше рано чи пізно доведеться стикнутися з податковими органами та ризиком притягнення до відповідальності за недекларування та не сплату податку.
    • 



Що ж стосується найманого працівника, то обов’язок з нарахування та сплати податку на доходи фізичних осіб за нього виконує податковий агент, яким є роботодавець. І подавати в такому випадку декларації до податкового органу не потрібно.


Зазвичай фрілансер як і найманий працівник має набір певних професійних знань і навичок, тобто виконує роботу за певною професією. Отримання замовлень фрілансером можу відбуватися за різними каналами. Найчастіше використовуються біржі фрілансу, зокрема Upwork, Freelancer, Fiverr, Toptal, Guru, PeoplePerHour та 99designs. Але можуть працювати й інші джерела замовлень, наприклад, особисті рекомендації задоволених клієнтів, сторінки в соціальних мережах, групи та канали в месенджерах тощо. Найманому працівнику роботу надає роботодавець.


Якщо коротко: віддалена робота – це про трудові відносини, а фріланс – про самостійну діяльність.



У чому принципова різниця між трудовим договором і цивільно-правовим договором при віддаленій роботі?


    

  • Працюючи за трудовим договором віддалений працівник має оформлені трудові відносини із роботодавцем, його приймають на роботу, оформлюють письмовий трудовий договір та видають наказ про прийняття на роботу.
    • 

  • Якщо ж укладається цивільно-правовий договір, то оформлення прийняття на роботу не відбувається, а сторони можуть лише підписати сам договір.
    • 



Зазвичай за трудовим договором робота виконується за певною трудовою функцією, конкретизованою через зайняття посади, передбаченої штатним розписом роботодавця. Предмет цивільно-правового договору (вид та обсяг роботи чи послуги та їх конкретні характеристики) сторони визначають на власний розсуд.


За виконання роботи працівникові регулярно (не рідше двох разів на місяць) має виплачуватися заробітна плата. Умови та періодичність оплати в цивільно-правовому договорі визначається сторонами. Виплата винагороди може супроводжуватися підписанням актів приймання-передачі результатів робіт чи послуг.


Робочий час працівника може як організовуватися ним самостійно, так і визначатися з урахуванням правил внутрішнього розпорядку роботодавця. Але загальна тривалість робочого часу не може перевищувати норм, встановлених КЗпП України. Також працівник має гарантований час відпочинку і право на відпустки. Що ж стосується виконавця за цивільно-правовим договором, то він сам розподіляє свій робочий час і відпочинок, але при цьому має враховувати дедлайни проєктів та строки виконання, погоджені в договорі.


Забезпечувати працівника засобами виробництва має роботодавець, якщо інше не буде домовлено. Що ж до виконавця за цивільно-правовим договором, то він сам має потурбуватися про свої виробничі ресурси.


Загалом праця віддаленого працівника є залежною і несамостійною, вона виконується під керівництвом і контролем роботодавця, який має щодо працівника дисциплінарні повноваження. А цивільно-правовий договір такої залежності не створює, тому виконавця не можна притягти до дисциплінарної відповідальності чи звільнити з роботи. Проте обсяг майнової відповідальності за цивільно-правовим договором є вищим. Якщо працівник несе як правило обмежену матеріальну відповідальність, то виконавець має відшкодовувати збитки, заподіяні замовнику, що можуть включати і упущену вигоду.


Які обов’язкові кроки має зробити роботодавець при прийнятті віддаленого працівника на роботу?


Прийняття на роботу віддаленого працівника відбувається у загальному порядку, визначеному законодавством про працю. Зокрема, працівник має подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством, – також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи.


Роботодавець має підготувати письмовий трудовий договір, в якому фіксуються домовленості про умови найму. Для цього можна використовувати Типову форму трудового договору про дистанційну роботи. Далі має бути виданий наказ про прийняття на роботу. Після цього роботодавець повинен направити до податкового органу за місцем своєї реєстрації повідомлення про прийняття працівника на роботу.


Також до початку роботи роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати працівника про:


    

  1. місце роботи (інформація про роботодавця, у тому числі його місцезнаходження), трудову функцію, яку має виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків), дату початку виконання роботи;
    2. 

  2. права та обов’язки, умови праці;
    3. 

  3. правила внутрішнього трудового розпорядку або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу і відпочинку, а також про положення колективного договору (у разі його укладення);
    4. 

  4. проходження інструктажу з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони;
    5. 

  5. організацію професійного навчання працівників (якщо таке навчання передбачено);
    6. 

  6. тривалість щорічної відпустки, умови та розмір оплати праці;
    7. 

  7. процедуру та встановлені цим Кодексом строки попередження про припинення трудового договору, яких повинні дотримуватися працівник і роботодавець.
    8. 



За потреби роботодавець має надати працівникові необхідні для виконання роботи обладнання та засоби, а також рекомендації щодо роботи з ними. Інформування може здійснюватися у формі дистанційного інструктажу або шляхом проведення навчання безпечним методам роботи на конкретному технічному засобі.


Інформування працівника та ознайомлення його з локальними нормативними актами роботодавця та іншими документами може здійснюватися як безпосередньо в офісі, так і дистанційно з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису.



Чи обов’язково укладати письмовий трудовий договір при віддаленій роботі?


Обов’язкове укладення трудового договору у письмовій формі передбачено ч. 1 ст. 24 КЗпП у багатьох випадках, зокрема при укладенні трудового договору про дистанційну або надомну роботу.


Відповідно до ст. 2 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», у період його дії сторони можуть за взаємною згодою визначати форму трудового договору, тобто він може бути усним. Проте наявність письмового договору має бути на користь обом його сторонам, оскільки фіксує домовленості і є доказом їх існування.


Які умови обов’язково повинні бути прописані в трудовому договорі з віддаленим працівником?


Якщо звернутися до Типової форми трудового договору про дистанційну роботу, то до числа обов’язкових умов, які мають бути зафіксовані в трудовому договорі з віддаленим працівником, можна віднести такі:


    

  • посада, професія або докладна характеристика роботи, яку виконуватиме віддалений працівник;
    • 

  • можливість поєднання дистанційної роботи з роботою в офісі;
    • 

  • строк договору;
    • 

  • умови оплати праці, розмір та складові заробітної плати, періодичність виплати;
    • 

  • тривалість і режим робочого часу, умови надання часу відпочинку, у тому числі періоду відключення, коли працівник може бути не на зв’язку з роботодавцем;
    • 

  • порядок матеріально-технічного забезпечення діяльності працівника та компенсації за використання належного йому обладнання;
    • 

  • порядок комунікації між працівником і роботодавцем, визначення відповідних каналів, порядок звітування за виконану роботу;
    • 

  • права і обов’язки працівника і роботодавця;
    • 

  • умови збереження персональних даних та конфіденційної інформації;
    • 

  • умови про відповідальність сторін, у тому числі матеріальну за збереження майна роботодавця;
    • 

  • порядок повідомлення про припинення трудового договору;
    • 

  • умови про набрання ним чинності.
    • 



Типову форму роботодавець може брати за основу для розробки договорів, зручних для використання для роботи з персоналом у компанії з урахуванням її специфіки, розміру, структури тощо.


Чи зберігаються всі трудові гарантії (відпустка, лікарняні, страховий стаж) при віддаленій роботі?


Соціальний статус віддаленого працівника нічим не відрізняється від тих, хто працює безпосередньо в офісі чи на виробництві. Тому такі працівники мають право на відпустки, передбачені законом. У випадку хвороби їм оформлюється листок непрацездатності та виплачується допомога по тимчасовій непрацездатності. Такі працівники підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню, тому за них роботодавець має сплачувати єдиний соціальний внесок. Відповідно працівник отримує страховий стаж.



Які ризики виникають у разі відсутності письмового договору?


Якщо прийняття на роботу віддаленого працівника було оформлено належним чином з виданням наказу та з направленням повідомлення до податкового органу, то сама по собі відсутність письмового трудового договору не свідчить про неоформлені трудові відносини.


Формально відсутність письмового трудового договору з віддаленим працівником – це порушення ст. 24 КЗпП. Тому за умови встановлення цього порушення існує ризик притягнення роботодавця (відповідної посадової особи підприємства чи ФОПа) до адміністративної відповідальності у вигляді штрафу відповідно до ч. 1 ст. 41 КУпАП.


Письмовий договір є доказом існування відповідних домовленостей, тому в його укладенні мають бути зацікавлені обидві сторони. У разі виникнення спору такий договір стане письмовим доказом у суді.


Які ризики для роботодавця у разі неправильно оформлених відносин із віддаленим працівником?


Цілком очевидно, що роботодавець зацікавлений у належному виконанні працівником своїх трудових обов’язків. Якщо в договорі не прописано, як саме відбувається комунікація та обмін документами, роботодавець може не мати доказів, що працівник отримував завдання або був ознайомлений із внутрішніми правилами. У такому разі будь-яке дисциплінарне стягнення працівник може оскаржити в суді.


Аналогічна ситуація і з матеріальною відповідальністю. Наприклад, якщо працівнику передали техніку, але це не оформлено документально, у разі її втрати чи пошкодження буде складно вимагати компенсацію. Те саме стосується ситуації, коли працівник звільняється і не повертає обладнання.


Тому головне правило – чітко фіксувати всі умови: формат роботи, комунікацію, обов’язки, передачу майна та відповідальність сторін. Це значно знижує ризики і для бізнесу, і для працівника.